Chứng từ kế toán và những điều nhất định phải biết

1. Chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành.

Chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của quá trình kế toán có tác dụng:

- Chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Căn cứ để ghi sổ kế toán.

- Cơ sở kinh tế để giải quyết mọi sự tranh chấp, khiếu nại, tố cáo.

- Quản lý giám sát quá trình kinh tế.

2. Nội dung chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán được lập theo trình tự, thủ tục, hình thức do pháp luật quy định, Căn cứ vào Điều 16 Luật Kế toán 2015, trên chứng từ kế toán phải có đầy đủ các thông tin sau đây:

- Tên của chứng từ kế toán;

- Số hiệu;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ;

- Tên, địa chỉ, số điện thoại của đơn vị, tổ chức doanh nghiệp nhận chứng từ;

- Tên, địa chỉ, số điện thoại của đơn vị, tổ chức doanh nghiệp lập chứng từ;

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi ghi bằng số và bằng chữ;

- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

Ngoài những nội dung chủ yếu trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.

3. Những quy định khi lập chứng từ kế toán

- Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán và chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, theo đúng mẫu quy định.

- Không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa chứng từ, chỗ trống phải gạch chéo. Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

- Phải được lập đủ số liên quy định.

- Rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định.

- Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung được ghi.

- Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định. Phải được in ra giấy và lưu trữ.

4. Điều kiện để chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán

Để chứng từ điện tử được coi như chứng từ kế toán thì trên chứng từ điện tử phải có đầy đủ các nội dung như trên chứng từ kế toán (Điều 16 Luật Kế toán 2015). Ngoài ra, chứng từ điện tử cần tuân thủ các điều kiện sau:

- Được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

- Phải đảm bảo tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ, phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định.

- Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.

(Điều 17 Luật Kế toán 2015)

5. Ký chứng từ kế toán

- Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh uy định. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

- Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ, bằng bút chì hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn.

- Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký lần trước đó.

- Chữ ký của người đứng đầu đơn vị (Đại diện pháp luật hoặc được ủy quyền từ đại diện pháp luật) phải đúng theo trên ĐKKD, của kế toán trưởng phải theo đăng ký với Công ty hoặc người đại diện theo pháp luật, chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.

- Các chứng từ chỉ có giá trị pháp lý khi có chữ ký đại diện của Pháp luật hoặc ủy quyền của đại diện pháp luật. Người được ủy quyền của đại diện pháp luật không được thừa ủy quyền lại.

- Chữ ký của Kế toán trưởng, kế toán viên, thủ quỷ, thủ kho cần phải được đăng ký mẫu với Người đại diện pháp luật và lưu tại doanh nghiệp.

6. Dịch chứng từ kế toán

- Chứng từ kế toán phát sinh ở ngoài lãnh thổ Việt Nam ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt.

- Các chứng từ ít phát sinh thì phải dịch toàn bộ, các chứng từ phát sinh nhiều thì phải dịch các nội dung chủ yếu theo quy định của Bộ Tài chính.

- Bản dịch chứng từ ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.

7. Các loại chứng từ

- Chứng từ kế toán bắt buộc: là mẫu chứng từ đặc biệt có giá trị như tiền gồm: Séc, Biên lai thu tiền, Tín phiếu, Trái phiếu, Công trái, hóa đơn GTGT và các loại chứng từ kế toán bắt buộc khác. Mẫu chứng từ bắt buộc do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu mẫu mà các đơn vị kế toán phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho các đơn vị kế toán hoặc từng đơn vị kế toán.

- Chứng từ kế toán hướng dẫn: là mẫu chứng từ kế toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định; ngoài các nội dung quy định trên mẫu, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.

- Chứng từ điện tử: Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung trên và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán., được bảo mật và đăng ký sử dụng theo quy định chặt chẽ của Pháp luật. Lúc hạch toán kế toán có thể in chứng từ điện tử ra chứng từ giấy có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi, kiểm tra... nhưng không có giá trị thanh toán hay giao dịch.

8. Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán

Căn cứ vào Điều 21 Luật Kế toán 2015 quy định như sau:

- Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán, do vậy các doanh nghiệp sử dụng mẫu chứng từ kế toán đã được Bộ Tài chính quy định trong chế độ kế toán, không được sửa chữa biểu mẫu bắt buộc.

- Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định pháp luật, không hư hỏng mục nát. Séc và giấy tờ có giá phải quản lý như tiền.

- Biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ tài chính hoặc đơn vị được Bộ tài chính ủy quyền in và phát hành in đúng theo mẫu và chấp hành theo quy định về quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính.

- Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thi cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp. Đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu, ký tên và đóng dấu.

- Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.

Bài viết này là những thông tin liên quan đến chứng từ kế toán mà Nhân Kiệt muốn gửi đến bạn. Hi vọng rằng, đây là những kiến thức hữu ích giúp bạn trong học tập và công việc.

Kế Toán Nhân Kiệt chuyên cung cấp các dịch vụ kế toán, thành lập doanh nghiệp, giấy phép kinh doanh, đăng ký nhãn hiệu, chữ ký số,... liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chi tiết.